Reglement cameratoezicht Newstyle
Inleiding
Newstyle staat voor kwaliteit, gezondheid en veiligheid. Onze leden en medewerkers moeten zich goed en veilig voelen in onze healthcenters. Om dit te faciliteren, is onderdeel van ons beleid dat wij cameratoezicht houden in en rondom onze healthcenters. Wordt u onwel, of krijgt u onverhoopt te maken met ongewenst gedrag, dan kan door onze alarmcentrale direct een hulpdienst worden ingeschakeld. Wij realiseren ons uiteraard dat cameratoezicht inbreuk kan maken op de privacy van onze leden en medewerkers en wij gaan hier dan ook zorgvuldig mee om. Wij houden daarom bijvoorbeeld geen cameratoezicht in kleedkamers en sanitaire voorzieningen. Ook wordt zoveel mogelijk reactief gemonitord. Dat betekent dat beelden pas worden bekeken nadat er een melding van een incident is ontvangen. In dit Reglement cameratoezicht zijn regels en uitgangspunten vastgesteld die de privacy van onze leden en medewerkers zoveel mogelijk moeten waarborgen. Ook willen wij transparantie bieden over onze werkwijze. Newstyle streeft naar een zo integer, transparant en proportioneel mogelijke inzet van het cameratoezicht.
Begrippen
a) Algemene ruimte: ruimtes voor algemeen gebruik zoals pantry’s, keukens of lounges.
b) Betrokkenen: personen die zichtbaar zijn op de camerabeelden. c) Incident: een ongewenst voorval zoals diefstal, geweld, agressie, vandalisme, toegangsfraude, het plegen van overige strafbare feiten of acute (medische) noodgevallen of vermoedens daarvan.
d) Onbevoegden: personen die niet gerechtigd zijn de ruimte te betreden of kwaadgezind zijn.
e) Toegangsfraude: toegang door een persoon die geen lidmaatschap bij Newstyle heeft.
Doel en reikwijdte van het cameratoezicht
2.1 Dit reglement is van toepassing op Newstyle Fitness Holding B.V. (vestigingsplaats Constructieweg 2A, 3433 NN te Nieuwegein) en alle aan haar gelieerde rechtspersonen in Nederland.
2.2 Newstyle maakt gebruik van cameratoezicht ten behoeve van de volgende gerechtvaardigde belangen en doelstellingen:
a) De bescherming van haar leden en medewerkers in geval van gevaar door bijvoorbeeld overlast, agressie, geweld of (overige) strafbare feiten. b) Ter bescherming van de gezondheid van haar leden en medewerkers in geval er sprake is van een medisch noodgeval.
c) Het voorkomen van toegang door Onbevoegden.
d) Ter preventie of onderzoek bij schade of diefstal van goederen van Newstyle, haar leden of medewerkers.
2.3 Het cameratoezicht door Newstyle beperkt zich tot:
a) toezicht in de aan Newstyle gelieerde healthclubs en overige gebouwen van Newstyle en aan haar gelieerde ondernemingen;
b) toezicht op de terreinen van de aan Newstyle gelieerde healthclubs en overige gebouwen van Newstyle en aan haar gelieerde ondernemingen.
Voorwaarden en waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer
3.1 Cameratoezicht vindt slechts plaats:
a) op plaatsen die de privacy van onze leden en medewerkers zo veel mogelijk respecteren. Geen cameratoezicht vindt in ieder geval plaats in kleedkamers, sanitaire voorzieningen, individuele kantoren of andere plaatsen waar medewerkers en bezoekers van de healthclubs een hoge mate van privacy mogen verwachten;
b) middels reactieve monitoring, wat betekent dat pas op camerabeelden wordt gekeken na een melding. Bijvoorbeeld een melding via een van de paniekknoppen die in onze healthclubs zijn geplaatst, of nadat een melding wordt gemaakt bij een van onze medewerkers. Hierdoor vindt het cameratoezicht zodanig plaats dat niet onnodig of disproportioneel veel gemonitord wordt. Mocht sprake zijn van zwaarwegende of bijzondere omstandigheden die actieve monitoring rechtvaardigen, dan kan tijdelijk van het reactieve beleid worden afgeweken;
c) op transparante wijze, wat betekent dat heimelijk cameratoezicht of het gebruik van verborgen camera’s niet wordt toegepast;
d) alleen in een Algemene ruimte wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer zich daarin tevens een patchkast, kostbare goederen of voorraden bevinden. De betreffende camera wordt daarbij slechts gericht op het te bewaken object en het bereik wordt strikt beperkt, zodat de privacy van de gebruikers van de Algemene ruimte zoveel mogelijk wordt gerespecteerd.
3.2 Het cameratoezicht heeft nooit tot doel medewerkers van Newstyle te controleren bij de uitvoering van hun werkzaamheden en taken. Bij het cameratoezicht en het gebruik van beeldmateriaal wordt de privacy van onze medewerkers zoveel mogelijk gerespecteerd. Alleen indien er een duidelijk vermoeden bestaat dat een medewerker betrokken lijkt te zijn bij overtredingen, zoals bedoeld in artikel 2.2 van dit Reglement, kunnen beelden worden bekeken door de directie van Newstyle en worden diens procedures gevolgd.
3.3 De bediening van het systeem en het bekijken van de beelden is alleen voorbehouden tot een beperkte groep daartoe geautoriseerde en opgeleide medewerkers.
3.4 Het cameratoezicht om gebouwen en op terreinen van Newstyle en aan haar gelieerde ondernemingen zal zich zoveel mogelijk beperken tot de grenzen van het betreffende terrein, gebouw of goed en er wordt geprobeerd de openbare ruimte zoveel mogelijk buiten beeld te houden.
Plaatsen, aard en doel cameratoezicht
4.1 Binnen de healthclubs zijn de volgende soorten camera’s geplaatst:
a) Entree buiten- en binnencamera gericht op de entree en het entreeportaal ten behoeve van het voorkomen van toegangsfraude of toegang door Onbevoegden.
b) Camera’s bij binnenkomst boven bij tourniquets (toegangspoortjes) ten behoeve van toegangsfraude of toegang door Onbevoegden.
c) Camera’s gericht op fitnesstoestellen ter voorkoming van vandalisme en of diefstal.
d) Buiten- en binnencamera gericht op de entree en binnen in het entreeportaal ten behoeve van voorkoming van toegang door Onbevoegden.
e) Buitencamera’s rondom het gebouw en op het eigen parkeerterrein ter preventie van diefstal, inbraak of schade.
Verantwoordelijkheden bij uitvoering van het cameratoezicht
5.1 De uitvoering van het cameratoezicht vindt plaats door de coördinator surveillance. Daarnaast kunnen beeldfragmenten worden bekeken door de directie van Newstyle, de data protection officer van Newstyle en de quality manager van Newstyle ten behoeve van het onderzoek en de afhandeling van incidenten.
5.2 Newstyle blijft te alle tijden eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het cameratoezicht en is in dit kader de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens.
Bewaartermijn van beelden
6.1 De lokale opslag van beelden binnen de healthclubs is maximaal 4 weken, waarna deze automatisch worden gewist.
6.2 Geluids- of bewegingsfragmenten die de smartcamera’s activeren om te alarmeren, dienen ook slechts daarvoor en kunnen niet verder verwerkt of beluisterd worden.
6.3 Newstyle kan naar aanleiding van meldingen en indien noodzakelijk specifieke beeldfragmenten veiligstellen en op een beveiligde opslagplaats bewaren. De beeldfragmenten zullen in dat geval worden bewaard voor de duur die voor de afhandeling van het incident noodzakelijk is.
6.4 Beeld- en geluidsopnamen van de intercom worden maximaal 4 weken bewaard. 6.5 Naar aanleiding van het onderzoek en de afhandeling van incidenten kunnen specifieke beeldfragmenten worden veiliggesteld en op een beveiligde opslagplaats worden bewaard. De beeld- en geluidsopnamen zullen in dat geval worden bewaard voor de duur die voor de afhandeling van het incident noodzakelijk is.
Transparantie
7.1 Newstyle is transparant over het gebruik van camera’s en de plaatsen daarvan. Newstyle hanteert hierbij eerstelijns communicatie, door het gebruik van waarschuwingsbordjes en overzichtelijke informatie in de healthclubs en overige gebouwen en terreinen, en 2e lijn communicatie door middel van openbaarmaking van dit Reglement cameratoezicht.
7.2 Van elke healthclub is een plattegrond met de geplaatste camera’s beschikbaar. Betrokkene kan om inzage of nadere informatie vragen.
7.3 Het instemmen met dit Reglement cameratoezicht is noodzakelijk voor het aangaan van een contractuele relatie met Newstyle. Indien niet met dit Reglement cameratoezicht (stilzwijgend) wordt ingestemd, is Newstyle niet in staat de contractuele relatie met het desbetreffende lid of de desbetreffende werknemer voort te zetten of aan te gaan.
7.4 Newstyle doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profiling, ten aanzien van het cameratoezicht dat zij uitoefent.
Toegang en beveiliging van beelden
8.1 Newstyle neemt zoveel mogelijk maatregelen ter beveiliging van opgeslagen camerabeelden, waaronder ten minste:
- (Lokale) opslag is beveiligd door codering (encrypted).
- Beveiligde serverruimtes.
- Newstyle beperkt de bediening en toegang tot camerabeelden tot een specifiek geautoriseerde groep medewerkers en houdt hiervan een registratie bij. • De geautoriseerde groep medewerkers zijn adequaat opgeleid, hebben een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overlegd en een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
- Het intern doorsturen van opnamen vanuit healthclubs en overige locaties geschiedt via een beveiligd netwerk.
- Er wordt gelogd door wie en wanneer er wordt ingelogd op het camerasysteem. • Er bestaan fysieke beveiligingsmaatregelen voor de camera apparatuur. • De bouwkundige schil is beveiligd door onder andere een toegangscontrole.
Rechten van betrokkenen
9.1 Betrokkenen hebben in beginsel het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens. Ook hebben betrokkenen het recht om vergeten te worden, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht op beperking van de verwerking. Betrokkenen kunnen hiertoe per e-mail een verzoek indienen via camerabeelden@newstylehealthcenters.com.
9.2 Tevens staat de mogelijkheid open om een klacht of bezwaar in te dienen tegen het door Newstyle gevoerde camerabeleid en tegen het gebruik van persoonsgegevens. Hiervoor kunnen betrokkenen zich rechtstreeks wenden tot de data protection officer van Newstyle middels k.falahi@newstylehealthcenters.com.
9.3 Indien betrokkene niet tevreden is over de wijze waarop een verzoek of klacht door Newstyle wordt behandeld, kan tevens een klacht worden ingediend bij: de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Doorgifte
10.1 Camerabeelden worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de gevallen waarin een bevoegd overheidsorgaan daartoe een wettige (schriftelijke) vordering uitvaardigt, of wanneer een andere wettelijke regeling Newstyle hiertoe verplicht. Dergelijke verzoeken worden slechts door de directie afgewikkeld conform daartoe vastgestelde procedures.
10.2 Met partijen die aan Newstyle diensten verlenen en daarbij (mogelijk) camerabeelden zouden kunnen inzien, worden contractuele afspraken gemaakt ter waarborging van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en dit Reglement cameratoezicht. Daarnaast wordt te allen tijde strikte geheimhouding overeengekomen.
10.3 Newstyle heeft niet het voornemen om de persoonsgegevens door te geven aan een derde land of internationale organisatie.
